Fiche de prise en charge du véhicule : contenu et traçabilité

1. POURQUOI UNE FICHE DE PRISE EN CHARGE : • Le programme de l'examen demande au candidat de savoir élaborer des CONSIGNES destinées aux conducteurs pour vérifier l'état des véhicules, de leur équipement et de leur chargement, ainsi que les mesures préventives à prendre (règl. CE 1071/2009, annexe I, H.3). • Le contrat du GESTIONNAIRE DE TRANSPORT précise ses tâches, notamment la gestion de l'entretien des véhicules et la vérification des procédures en matière de sécurité (règl. 1071/2009, art. 4 ; voir N0012). • L'EMPLOYEUR maintient les équipements de travail en état de conformité (art. R4322-1 C. trav.). Il informe les salariés qui les utilisent de leurs conditions d'utilisation, des consignes qui les concernent et de la CONDUITE À TENIR FACE AUX SITUATIONS ANORMALES PRÉVISIBLES (art. R4323-1 C. trav.). • La fiche traduit ces obligations en un geste quotidien : le conducteur contrôle, consigne et signe, puis l'entreprise traite les anomalies. • Aucun texte français ne fixe de modèle obligatoire. Le contenu ci-dessous relève de la bonne pratique professionnelle. 2. LE CONTENU DE LA FICHE : • IDENTIFICATION : date et heure, nom du conducteur, immatriculation du tracteur ou du porteur ET de la semi-remorque ou de la remorque, kilométrage au compteur. • ÉTAT DU VÉHICULE : niveaux, pneumatiques, freinage, éclairage et signalisation, rétroviseurs, attelage, carrosserie, dégâts visibles (voir N0208 à N0211). • ÉQUIPEMENTS : extincteurs, triangle, gilet, cales, sangles ; hayon ou grue s'il y en a (voir N0196 à N0201, N0230). • DOCUMENTS ET APPAREILS : documents à bord (voir N0058), carte conducteur et tachygraphe (voir N0031). • CHARGEMENT : répartition, calage, arrimage, bâches (voir N0041, N0254). • ANOMALIES : description précise, éventuellement des photos. • DÉCISION : départ autorisé, ou véhicule bloqué en attendant l'avis de l'exploitation ou de l'atelier. • SIGNATURES : le conducteur, puis le responsable qui traite l'anomalie. 3. LA TRAÇABILITÉ — LA BOUCLE COMPLÈTE : • Constat (fiche) → signalement à l'exploitation → décision (départ, réparation, remplacement du véhicule) → intervention de l'atelier → clôture datée et signée. • Une fiche sans suite ne protège personne : c'est la clôture de l'anomalie qui prouve que l'entreprise a agi. • Les kilométrages de départ et de retour relient la fiche au tachygraphe et aux ordres de mission. • CARNET DE MAINTENANCE : pour les équipements listés par arrêté (appareils de levage : arrêté du 2 mars 2004), l'employeur établit et tient à jour un carnet de maintenance (art. R4323-19 C. trav.). Ce carnet est tenu à la disposition de l'inspection du travail, des services de prévention de la sécurité sociale et du CSE (art. R4323-20). Il peut être tenu sur tout support (art. R4323-21). • CONSERVATION : aucune durée propre à la fiche de prise en charge n'a été identifiée. L'entreprise la fixe dans sa procédure interne (voir N0091). 4. QUI EST RESPONSABLE DE QUOI : • Le CONDUCTEUR : toutes précautions utiles doivent être prises pour que le chargement ne soit pas une cause de dommage ou de danger (art. R312-19, I C. route). Un chargement débordant mal amarré (II) ou des chaînes et bâches flottantes (III) : contravention de 3e CLASSE (IV), immobilisation possible (V). • L'EMPLOYEUR : conformité du matériel et consignes (art. R4322-1 et R4323-1 C. trav.) ; voir N0212. • Le TRANSPORTEUR, dans le contrat de transport : il effectue le transport avec un matériel ADAPTÉ aux marchandises et aux accès (contrat type général, art. 5, annexe II C. transports). Il vérifie que le chargement, le calage et l'arrimage ne compromettent pas la sécurité de la circulation. Sinon, il demande qu'ils soient refaits ou REFUSE la prise en charge. Il procède avant le départ à la reconnaissance extérieure du chargement (voir N0073, N0412). • Le SOUS-TRAITANT : il n'utilise que du matériel en bon état de marche et de présentation, conforme aux réglementations (voir N0168). 5. LA PRISE EN CHARGE ENTRE DEUX ENTREPRISES — LOCATION AVEC CONDUCTEUR : • Le locataire restitue le véhicule à l'endroit où il a été mis à sa disposition et dans l'état où il l'a reçu, sauf usure normale (contrat type de location avec conducteur, annexe VIII C. transports, art. 4). • Le locataire répond des dommages au véhicule si le loueur établit qu'ils proviennent d'un manquement du locataire à ses obligations (annexe VIII C. transports, art. 9, issu du décret n° 2014-644). • Le loueur répond des infractions imputables à l'état du véhicule, sauf recours contre le locataire quand elles résultent de ses instructions (art. 12). • Conséquence pratique : un ÉTAT CONTRADICTOIRE signé par les deux parties à la mise à disposition et à la restitution est la meilleure preuve (voir N0228, N0226). LIENS AVEC D'AUTRES NOTIONS : Vérifications avant départ : voir N0208, N0209, N0210, N0211. Responsabilité conducteur / employeur : voir N0212. Contrôle technique : voir N0047. Équipements de sécurité : voir N0196 à N0201. Hayon : voir N0230. Arrimage : voir N0254 et N0041. Documents à bord : voir N0058. Gestionnaire de transport : voir N0012. Location avec conducteur : voir N0228. DUERP : voir N0424.