📖 Explication détaillée
1. DÉFINITION ET UTILITÉ :
• L'organigramme représente les SERVICES (exploitation, technique, commercial, administratif…), les POSTES et les LIENS entre eux.
• Il sert à : répartir les responsabilités, savoir qui donne les ordres, éviter les doublons et les « trous » (tâche que personne n'assure), accueillir un nouveau salarié, préparer un recrutement.
• Le programme lie l'organigramme aux PLANS DE TRAVAIL : savoir qui fait quoi, puis quand (règlement CE 1071/2009, annexe I, E.8 ; voir N0180).
• Aucun texte n'impose une forme d'organigramme. En revanche, l'entreprise de transport doit désigner un gestionnaire de transport (art. R3211-43 C. transports) : il doit apparaître sur l'organigramme.
2. LES TYPES DE STRUCTURE (notions de gestion, sans texte réglementaire) :
• HIÉRARCHIQUE (linéaire) : chaque salarié a UN SEUL chef (unité de commandement). Simple et claire, mais rigide et lente quand l'entreprise grandit. C'est le modèle des PME de transport.
• FONCTIONNELLE : le salarié reçoit des ordres de PLUSIEURS spécialistes, chacun dans son domaine. Elle apporte de la compétence, mais crée un risque d'ordres contradictoires.
• HIÉRARCHICO-FONCTIONNELLE (« staff and line ») : une ligne hiérarchique, plus des services d'état-major (qualité, juridique, contrôle de gestion) qui CONSEILLENT sans donner d'ordres. On la trouve dans les entreprises moyennes.
• DIVISIONNELLE : un découpage par ACTIVITÉ (lots complets, messagerie, frigorifique) ou par ZONE (agences). Chaque division a ses propres services. On la trouve dans les groupes multi-sites.
• MATRICIELLE : une double appartenance (métier + projet ou zone). Elle est souple, mais crée deux chefs pour un même salarié.
3. LA STRUCTURE TYPE D'UNE ENTREPRISE DE TRANSPORT ROUTIER DE MARCHANDISES :
• DIRECTION : le représentant légal (gérant de SARL, président de SAS, entrepreneur individuel ; voir N0150, N0151, N0292). Il fixe la stratégie, signe et engage l'entreprise.
• GESTIONNAIRE DE TRANSPORT : c'est souvent le dirigeant lui-même dans une PME. Sinon, il est placé directement sous la direction, avec autorité sur l'exploitation.
• SERVICE EXPLOITATION (le cœur de l'entreprise) : responsable d'exploitation, exploitants et planificateurs (ordres de mission, affectation des chargements aux conducteurs et aux véhicules, respect des temps de conduite et de repos), affrètement/sous-traitance (voir N0168), quai.
• PERSONNEL ROULANT : les conducteurs, rattachés à l'exploitation. C'est en général la plus grande partie de l'effectif.
• SERVICE TECHNIQUE / ATELIER : entretien, contrôle technique (voir N0047), pneumatiques, suivi des tachygraphes (voir N0032).
• SERVICE COMMERCIAL : prospection, devis, appels d'offres (voir N0181), suivi des clients.
• SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER : comptabilité, facturation (voir N0185), recouvrement, trésorerie, paie et ressources humaines (embauche, DPAE : voir N0413).
• QUALITÉ – SÉCURITÉ (souvent en état-major) : prévention des risques et DUERP (voir N0424), formations FIMO/FCO (voir N0079), conseiller à la sécurité si l'entreprise transporte des marchandises dangereuses (voir N0085).
4. LA PLACE DU GESTIONNAIRE DE TRANSPORT (art. R3211-43 à R3211-45 C. transports) :
• Il dirige EFFECTIVEMENT et EN PERMANENCE les activités de transport (art. R3211-43).
• Ses missions comprennent NOTAMMENT : la gestion de l'entretien des véhicules, la vérification des contrats et des documents de transport, la comptabilité de base, l'affectation des chargements ou des services aux conducteurs et aux véhicules, et la vérification des procédures de sécurité (art. R3211-43). Sur l'organigramme, il chapeaute donc au moins l'exploitation et le technique.
• GESTIONNAIRE INTERNE : il a un lien effectif avec l'entreprise (employé, directeur, propriétaire, actionnaire, dirigeant ou entrepreneur individuel) (art. R3211-44).
• GROUPE : un salarié ou un dirigeant d'une entreprise du groupe peut être gestionnaire d'une ou de plusieurs entreprises du groupe (art. R3211-44).
• GESTIONNAIRE EXTERNE : l'entreprise qui n'a pas de gestionnaire en son sein peut habiliter PAR CONTRAT une personne physique extérieure. Ce gestionnaire dirige au maximum 2 ENTREPRISES, avec au plus 20 VÉHICULES MOTORISÉS cumulés pour les deux (art. R3211-45). Sur l'organigramme, il figure comme prestataire, mais avec autorité sur l'activité de transport.
• Pour un gestionnaire salarié ou associé, la DREAL demande un document qui liste ses missions et fixe une rémunération au moins égale au 1er niveau cadre de la convention collective (voir N0036).
5. ADAPTER L'ORGANIGRAMME À LA TAILLE :
• TRÈS PETITE ENTREPRISE (1 à 5 véhicules) : le dirigeant cumule les rôles de gestionnaire, d'exploitant et de commercial. La comptabilité est souvent confiée à un expert-comptable (fonction externalisée). L'organigramme indique les CUMULS.
• PME (10 à 50 salariés) : structure hiérarchique avec 3 ou 4 services sous le dirigeant.
• Groupe ou multi-agences : structure divisionnelle (une agence = un chef d'agence, avec ses exploitants et ses conducteurs) et services centraux (finance, RH).
6. LES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL :
• Le CSE n'est pas un échelon hiérarchique. Il figure à part sur l'organigramme, rattaché à la direction (voir N0349).
• Il est obligatoire quand l'effectif d'au moins 11 SALARIÉS est atteint pendant 12 MOIS CONSÉCUTIFS. Il ne peut pas être mis en place en dessous de 11 salariés.
7. MÉTHODE POUR CONSTRUIRE L'ORGANIGRAMME :
• Lister les fonctions à assurer : diriger, exploiter, conduire, entretenir, vendre, gérer.
• Regrouper ces fonctions en services et désigner un responsable par service.
• Placer le gestionnaire de transport et vérifier qu'il a autorité sur l'exploitation et le technique.
• Tracer les liens hiérarchiques (traits pleins) et fonctionnels (pointillés).
• Contrôler l'unité de commandement : un salarié qui a deux chefs doit être un choix assumé (structure matricielle), pas un oubli.
LIENS AVEC D'AUTRES NOTIONS :
Rôle du gestionnaire de transport : voir N0012. Désignation : voir N0013. Lien réel et permanent : voir N0244. Plans de travail : voir N0180. CSE : voir N0349. Délégués syndicaux : voir N0350. Convention collective : voir N0036. Classifications des conducteurs : voir N0375. Formes juridiques : voir N0150, N0151, N0292. Sous-traitance : voir N0168. DUERP : voir N0424.