Livres de commerce obligatoires : nature et tenue

1. QUI EST CONCERNÉ (art. L123-12 C. com.) : • Toute personne physique ou morale ayant la qualité de COMMERÇANT. C'est le cas de l'entreprise de transport routier de marchandises immatriculée au RCS (voir N0176). • Trois obligations : enregistrer chronologiquement les mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise · contrôler par INVENTAIRE, au moins une fois tous les 12 MOIS, l'existence et la valeur de l'actif et du passif · établir des COMPTES ANNUELS à la clôture de l'exercice (bilan, compte de résultat, annexe : voir N0NEW1 et N0NEW2). 2. LES LIVRES OBLIGATOIRES (art. R123-173 C. com.) : • LIVRE-JOURNAL et GRAND-LIVRE : ce sont les deux seuls livres obligatoires depuis le décret n° 2015-903 du 23/07/2015 (version en vigueur depuis le 01/01/2016). • Le LIVRE D'INVENTAIRE ne fait plus partie de la liste depuis le 01/01/2016 (exercices ouverts à compter de cette date). L'INVENTAIRE lui-même reste obligatoire (L123-12). • Cote et paraphe : FACULTATIFS. Ils se font à la demande du commerçant, sans frais, par le greffier du tribunal du lieu d'immatriculation. Chaque livre reçoit alors un numéro d'identification. • Des documents ÉLECTRONIQUES peuvent remplacer les livres papier. Ils doivent être identifiés et datés dès leur établissement, par des moyens qui offrent toute garantie en matière de preuve (R123-173). 3. LA TENUE DES LIVRES : • LIVRE-JOURNAL : les opérations sont enregistrées OPÉRATION PAR OPÉRATION et JOUR PAR JOUR. Chaque écriture précise l'origine, le contenu et l'imputation de la donnée, avec la référence de la PIÈCE JUSTIFICATIVE (art. R123-174). Les opérations de même nature, faites au même endroit le même jour, peuvent être regroupées sur une pièce justificative unique. • GRAND-LIVRE : il reprend les écritures du livre-journal, ventilées compte par compte selon le plan comptable (art. R123-175). • Journaux et livres AUXILIAIRES (achats, ventes, banque…) : ils sont possibles. Leurs écritures sont CENTRALISÉES au moins UNE FOIS PAR MOIS sur le livre-journal et le grand-livre (art. R123-176). • Forme : les documents sont établis en EUROS et en LANGUE FRANÇAISE. Les documents d'enregistrement et d'inventaire sont tenus SANS BLANC NI ALTÉRATION D'AUCUNE SORTE (art. L123-22). Il n'y a ni rature ni effacement : une erreur se corrige par une nouvelle écriture. 4. LA CONSERVATION : • Droit commercial : les documents comptables et les pièces justificatives (factures, bons de commande, bons de livraison…) sont conservés 10 ANS (art. L123-22). Pour l'administration fiscale, après 10 ans écoulés depuis la clôture des livres, ceux-ci sont présumés ne plus exister (BOFiP BOI-BIC-DECLA-30-10-20-30). En pratique, le délai se compte à partir de la clôture de l'exercice. • Droit fiscal : l'art. L102 B LPF imposait 6 ANS, à compter de la dernière opération inscrite sur les livres ou de la date d'établissement de la pièce. La loi n° 2026-534 du 25/06/2026 (art. 36) porte ce délai à 10 ANS pour les documents dont le délai de conservation expire après le 01/01/2027. • Règle pratique : quand deux délais se cumulent, on applique le plus LONG. Pour les livres et pièces comptables, la réponse est 10 ANS. 5. LA VALEUR DE PREUVE (art. L123-23 C. com.) : • Une comptabilité RÉGULIÈREMENT tenue peut être admise en justice pour faire preuve ENTRE COMMERÇANTS, pour des faits de commerce (voir N0227). • Une comptabilité IRRÉGULIÈRE ne peut pas être invoquée par son auteur à son profit. 6. LE RÉGIME MICRO-ENTREPRISE (art. L123-28 C. com.) : • La personne physique au régime micro-fiscal (art. 50-0 CGI) peut ne pas établir de comptes annuels. Elle tient un LIVRE des RECETTES : montant et origine de chaque recette, dans l'ordre chronologique. • Le registre des ACHATS n'est exigé que si le commerce principal est la vente de marchandises, objets, fournitures, denrées ou la fourniture de logement. Un transporteur vend un service : il tient le livre des recettes seul. LIENS AVEC D'AUTRES NOTIONS : Immatriculation au RCS : voir N0176. Constitution d'une société : voir N0415. Bilan : voir N0NEW1. Compte de résultat : voir N0NEW2. Modes de preuve en droit commercial : voir N0227. Documents à conserver en entreprise : voir N0091. Mentions de la facture de transport : voir N0185. Prescription de droit commun (5 ans) : voir N0354. Redressement et liquidation judiciaires : voir N0314 et N0315.