Transport Management System (TMS) : fonctions principales

CE QU'EST UN TMS — ET CE QU'IL N'EST PAS : • TMS = logiciel métier de l'exploitation : il centralise les ordres de transport, le plan de transport, le suivi et la facturation. • Ce n'est PAS le TACHYGRAPHE : le tachygraphe est l'appareil de contrôle obligatoire qui enregistre les temps de conduite et de repos (voir N0029 et N0030). Le TMS peut importer les données téléchargées du tachygraphe pour l'exploitation et la paie, mais il ne remplace pas l'enregistrement légal (voir N0032 et N0249). • Ce n'est PAS une PLATEFORME AGRÉÉE de facturation électronique : il prépare les factures, une plateforme agréée par l'administration les transmet. • Le programme de l'examen demande de CONNAÎTRE les applications télématiques du transport routier (règl. CE 1071/2009, annexe I, section E, point 11) : rôle des outils et règles qui encadrent leurs données. On n'attend pas du candidat la maîtrise d'un logiciel. 1. LA PRISE DE COMMANDE (ORDRES DE TRANSPORT) : • Saisie ou réception automatique des ordres : enlèvement, livraison, marchandise, poids, volume, nombre de palettes, créneaux, instructions. • Échanges informatisés (EDI, API) avec les chargeurs et les bourses de fret (voir N0187). • Contrôle de cohérence : charge utile, volume et adaptation du véhicule (voir N0042 et N0043). 2. LA PLANIFICATION ET L'AFFECTATION : • Regroupement des ordres en tournées ou voyages, optimisation des itinéraires (voir N0037). • Affectation d'un véhicule et d'un conducteur selon leur disponibilité, leurs qualifications (permis, ADR, FCO) et les temps de conduite et de repos restants (voir N0180, N0019 à N0025). • Le TMS AIDE à décider. Le respect du règlement 561/2006 reste à la charge de l'entreprise (voir N0028). 3. LE SUIVI DE L'EXÉCUTION (TÉLÉMATIQUE EMBARQUÉE) : • Boîtier ou application embarquée : position du véhicule, statuts (chargé, livré, incident), heure d'arrivée estimée, messagerie avec l'exploitation. • Preuve de livraison électronique : signature et réserves saisies sur un terminal, photos (voir N0052). • La GÉOLOCALISATION des véhicules des salariés est un traitement de données personnelles encadré par la CNIL : – information préalable des salariés : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif non porté préalablement à sa connaissance (art. L1222-4 C. trav.) ; – information et consultation préalables des représentants du personnel (voir N0349) ; – usages INTERDITS : collecter la position en dehors du temps de travail (trajet domicile-travail, temps de pause…) ; suivre les représentants du personnel dans l'exercice de leur mandat ; calculer le temps de travail alors qu'un autre dispositif existe déjà. Pour les conducteurs, l'activité est déjà enregistrée par le tachygraphe ; – durée de conservation : en principe 2 MOIS · 1 AN pour optimiser les tournées ou prouver les interventions effectuées, s'il n'existe pas d'autre moyen de preuve · 5 ANS lorsque les données servent au suivi du temps de travail. 4. LES DOCUMENTS DE TRANSPORT : • Le TMS édite la lettre de voiture (voir N0048) et la CMR (voir N0054). • La lettre de voiture et l'état récapitulatif peuvent être établis sur support PAPIER ou sur support ÉLECTRONIQUE à bord (smartphone, tablette, ordinateur) (art. 4 arrêté du 9/11/1999). • Lors d'un contrôle sur route ou sur un lieu de chargement ou de déchargement, la lettre de voiture électronique doit pouvoir être TRANSMISE IMMÉDIATEMENT à l'agent. Si l'agent n'a pas de moyen de réception adéquat, ou en cas de difficulté, la transmission se fait au format qu'il indique (art. 4). • eFTI (règl. UE 2020/1056) : les autorités doivent accepter les informations réglementaires mises à disposition par voie électronique via des plateformes eFTI certifiées. L'obligation d'accepter s'applique 30 mois après l'entrée en vigueur des premiers actes d'exécution (art. 5), soit à compter du 9/07/2027 selon le calendrier de la Commission. L'obligation pèse sur les AUTORITÉS : le transporteur n'est pas obligé de passer à l'électronique. 5. LA FACTURATION : • Le TMS valorise chaque opération (tarif, prestations annexes, surcharge carburant) et prépare les factures (voir N0185, N0326, N0175). • Facturation électronique interentreprises (art. 289 bis CGI) : depuis le 1/09/2026, toute entreprise assujettie à la TVA établie en France doit pouvoir RECEVOIR ses factures sous forme électronique, via une plateforme agréée. L'obligation d'ÉMETTRE s'applique depuis le 1/09/2026 aux grandes entreprises et aux ETI, et s'appliquera le 1/09/2027 aux PME, TPE et micro-entreprises. • Un TMS non immatriculé est une « solution compatible » : il doit passer par une plateforme agréée pour transmettre les factures et les données attendues par l'administration. 6. LE PILOTAGE (INDICATEURS) : • Le TMS calcule automatiquement les indicateurs d'exploitation : kilomètres à vide, taux de chargement et de remplissage (voir N0038 et N0039), tonnes-kilomètres (voir N0040), coût de revient par course (voir N0130 et N0133), ponctualité. • Il peut produire l'information GES due au client (voir N0172). • Les interfaces (comptabilité, paie, cartes carburant, tachygraphe) évitent les doubles saisies. LIENS AVEC D'AUTRES NOTIONS : Organisation des tournées : voir N0037. Planification des conducteurs : voir N0180. Taux de chargement et de remplissage : voir N0038 et N0039. Tonnes-kilomètres : voir N0040. Tachygraphe et téléchargement : voir N0030, N0032, N0249, N0374. Lettre de voiture : voir N0048 et N0049. CMR : voir N0054. Information GES : voir N0172. Facture de transport : voir N0185. Bourse de fret : voir N0187. Coût de revient : voir N0130 et N0133. CSE : voir N0349.